В статье рассказываем об организации дистанционной работы компании. Даем: основные принципы, как настроить работу, виртуальный офис, видеоконференции, документооборот, безопасность.
Все больше предприятий и организаций переводит своих сотрудников на дистанционную работу. Люди, потерявшие в связи с закрытием небольших фирм и частных предприятий работу, также стараются найти для себя удаленные формы занятости. А перед работодателями стоит сложная задача: как обеспечить эффективность работы команды на дому, и сохранить конкурентоспособность.
Принципы дистанционной работы
Дистанционный способ занятости имеет характерные особенности. Чтобы обеспечить взаимодействие между руководством, сотрудниками и клиентами, доносить принятые решения и приказы до адресата, правильно организовать рабочее время, необходимо придерживаться следующих принципов.
Принципы
- доверительные отношения и честность;
- ясные, доступные цели и проекты
- налаженное общение и связь между всеми сотрудниками и начальством;
- возможность задавать вопросы и получать исчерпывающие ответы, оказание поддержки;
- наличие необходимого оборудования, рабочих программ;
- реальные, измеримые результаты;
- обеспечение личного времени для сотрудников;
- ответственность как команды в целом, так и отдельных сотрудников.
Организуя ведение дел дистанционно для своей команды, работодатель должен понимать тонкости и жестко соблюдать правила удаленной работы, доводя их до всех исполнителей.
Организация дистанционной работы
Организация виртуального офиса
Существует несколько превосходных программных продуктов, которые обеспечивают хорошую оперативность, связь на всех уровнях, организацию и контроль за выполнением проектов. Это, например, «Slack», «MS Teams» и другие.
Они разработаны специально под корпоративные нужды и обеспечивают:
- безопасность, исключая из группы сотрудников в случае их увольнения;
- режим видеоконференций;
- создание переговорных комнат для каждого члена команды;
- оперативную связь между сотрудниками и клиентами;
- контроль за успехами и ходом работ.
Такие программы прекрасно заменяют электронную почту, «WhatsApp», «Skype» и массу других приложений.
Видеоконференции
Организация ежедневных коротких планерок и еженедельного подведения итогов и достижений позволяет добиться необходимого ритма в работе. С помощью видеоконференций руководители отделов и дирекция могут контролировать и направлять деятельность коллег. А рядовые сотрудники имеют возможностью отчитаться о ходе работ и задать интересующие вопросы. Очень важно при этом соблюдать график встреч, не отклоняясь от него. Это дисциплинирует, настраивает на деловой лад.
Инструмент весьма эффективен и для поддержания высокого корпоративного духа. Сотрудничество, интерес к личным проблемам и подробностям жизни, активное общение между всеми членами команды сближает, повышает производительность труда и ответственность. Руководителям рекомендуется оставлять доступ в свою zoom-комнату открытым в течение рабочего дня, чтобы каждый специалист мог прийти со своими проблемами и предложениями.
Виртуальный командный отдых
Ничто так не сближает, как совместный отдых. Можно организовать поездки на природу, походы в кино, можно встретиться после работы в клубах по интересам, устроить посиделки и совместный ужин. Неплохо организовать командные игры, вроде «Монополии» или «Мафии», загадывать загадки и устраивать конкурсы и викторины с призами.
Доброжелательность
Сотрудники, привыкшие к определенному ритму и способу работу, в первое время будут совершать ошибки, путаться. Нередки конфликты из-за недопонимания, ошибочно понятой или написанной информации. Необходимо всеми силами сглаживать спорные ситуации, сохранять спокойствие.
Для сотрудников на удаленке провести занятия по сохранению психологического комфорта, поделившись с ними следующими принципами:
- не стоит продолжать публичный спор. Если важно убедить собеседника, то это лучше сделать тет-а-тет, подобрав аргументированные доводы, без эмоций, доброжелательно;
- не стоит сразу подозревать собеседника в плохих намерениях;
- минимизации конфликтов способствует личное общение;
- необходимо благодарить и хвалить собеседника;
- терпение позволяет значительно снизить накал страстей.
Стандартизация
При организации дистанционной работы необходимо позаботиться о минимально необходимом наборе программ и приложений, причем устанавливать их следует всем сотрудникам без исключения.
Широкий разброс разнообразных сервисов не помогает, только увеличивает число проблем и ошибок. Следует продумать и внедрить стройную, эффективную систему, которая будет работать без перебоев. Желательно обязать коллег пройти курс быстрой печати на клавиатуре.
Документация
Дистанционная работа – это особый режим, который требует тщательной фиксации всех распоряжений, отчетов, приказов и служебных записок. Для каждого совещания должен вестись и сохраняться протоколы, каждое достижение или неудача должны точно фиксироваться.
На плечи секретарей и помощников ложится задача по строжайшей документации всей деятельности фирмы. Сохранение, обработка и публикация видеовстреч, переговоров, рабочих проектов, отчетов.
Отслеживание бизнес-процессов
Для руководителя любого уровня очень важно быть в курсе деятельности сотрудников. Он должен отслеживать этапы выполнения задач, вовремя корректировать и выдавать новые инструкции по завершению предыдущего проекта.
Существуют специально разработанные платформы, позволяющие в режиме реального времени анализировать работу удаленных сотрудников и предприятия в целом. Кроме того, можно использовать автоматизацию ряда рабочих процессов – распознавание документов, извлечение нужных данных и внесение их в базы данных.
Обратная связь
Очень важный аспект при удаленной работе. Грамотные специалисты – основной капитал успешной компании. Именно поэтому руководство должно быть в курсе настроений, проблем и личных дел каждого сотрудника. При необходимости – оказывать психологическую или материальную помощь, поддержку в трудные минуты.
Однако, при удаленной работе начальник не видит своего подчиненного, а многие люди отказываются говорить о личных проблемах. Чтобы дать владельцам компании необходимую информацию, разработан ряд программ, которые автоматически фиксируют состояние работника, наличие стресса, успешность, усталость, азарт, и подают руководителю короткие справки.
Лидерство
Люди склонны прислушиваться к мнению тех, кого считают авторитетами. Выявить таких лидеров в команде и создать с ними устойчивую связь – задача хорошего руководителя.
Если неформальный лидер будет уверен в правильности политики компании – поддержка большинства рабочих обеспечена. И, напротив, одно слово, осуждающее изменения или нововведения, способно загубить на корню хорошую инициативу.
Вывод
Чтобы предприятие успешно работало дистанционно, необходимо всеми силами согласовывать и направлять деятельность команды, от высшего руководства, до помощника младшего менеджера. Использовать инновационные программные продукты, способные упростить и оптимизировать рабочий процесс, сделать его открытым и доступным.
